Comment bien organiser ses documents administratifs grâce à nos classeurs personnalisés ?
Bien organiser ses documents administratifs est essentiel pour la bonne gestion d’une entreprise. Cela permet de gagner du temps et d’optimiser les processus de travail, surtout si la quantité d’informations et de document est volumineuse. Les classeurs personnalisés sont une solution pratique pour y parvenir.
Pourquoi utiliser des classeurs personnalisés pour vos documents ?
Avec l’avènement du numérique, le rangement physique de vos documents peut sembler révolu. En effet, un classeur prend de la place et il faut systématiquement ranger les feuilles (qu’il aura fallu imprimer auparavant). Sans se coincer les doigts ! Pour résumer, il y a une perte d’espace et une consommation relativement forte de papier. Néanmoins, ils continuent à être utilisés dans beaucoup de secteurs, notamment administratifs. Pourquoi donc les classeurs restent une valeur sûre pour conserver ses documents ?
Sécurité et conservation de vos données
Dans un premier lieu, c’est une question de sécurité et de conservation des informations. Stockée sur un ordinateur ou sur le cloud, l’information est vulnérable à une attaque informatique ou est susceptible d’être utilisée à votre insu par une tierce partie (revente de donnée, utilisation par l’intelligence artificielle). L’avantage des classeurs personnalisés repose sur l’inscription de vos données sur un support physique. Elles ne peuvent être consultables que par celui qui les lit. Bien sûr, il existe toujours un risque que le classeur ou le document qu’il contient soient volés ou perdus. Le classeur est souvent rangé dans votre bureau, parfois sous clé. Le risque est donc moins présent.
De plus, la conservation des données reste sûre avec le classeur. Du côté d’un ordinateur par exemple, un problème ou une casse informatique peut survenir et vos informations peuvent ainsi être perdues irrémédiablement si elles n’ont pas été sauvegardé autre part. Le classeur et son contenu encourent aussi le risque d’être endommagés. Néanmoins ce risque est plus limité car le classeur est moins utilisé et les facteurs de dommages externes (incendie, dégât des eaux, etc…) restent peu courant.
Coût & longévité des classeurs personnalisés
Un autre argument en faveur du classeur est le coût relativement faible par rapport à un ordinateur (coûtant plusieurs centaines, voire milliers d’euros) ou un disque dur externe (qui se rapproche de la centaine d’euros). De plus, les classeurs personnalisés peuvent facilement durer une dizaine d’année ou plus tandis qu’un appareil électrique vas plutôt commencer à s’essouffler à partir de 4-5 ans.
La personnalisation de vos classeurs
Le fait de pouvoir apposer votre marque ou message sur les classeurs personnalisés permet de le transformer en un véritable affichage de proximité. Qu’il soit offert ou rangé quelque part sur votre bureau, il pourra mettre en exergue votre entreprise auprès de votre audience. Posséder ou offrir un produit à votre effigie vous procure une crédibilité supplémentaire aux yeux de vos clients, partenaires ou nouveaux collaborateurs. La personnalisation du classeur rajoute une intention derrière l’objet. Ce n’est plus seulement un outil pour classer ses documents, c’est aussi un support qui incarne l’image de votre entreprise. Cela lui confère d’une certaine manière une valeur intrinsèque supplémentaire.
Quelques conseils pour organiser ses documents avec les classeurs personnalisés
Voici quelques conseils classiques pour bien organiser vos documents avec nos classeurs personnalisés :
Classez vos documents par catégorie
Vous avez à votre disposition plusieurs méthodes de répartition pour ranger correctement vos documents.
- Le classement par catégorie/thématique : organisation de vos documents selon le domaine/le sujet auquel ils appartiennent. Cette organisation est idéale si vous avez beaucoup de documents de nature différente. En la classant par catégorie, vous pourrez ainsi retrouver la donnée ciblée en allant dans la thématique concernée.
- Le classement alphabétique : organisation qui suit tout simplement les lettres de l’alphabet. Idéale pour les documents rattachés à des personnes tels que vos clients par exemple.
- Le classement chronologique : organisation classée par date. Ce type de classement est optimal pour rechercher un ancien document (une facture ou une fiche de paie par exemple).
- Le classement numérique : organisation par ordre numérique, c’est-à-dire que vos documents seront numérotés au fur et à mesure de leur ajout. Cela peut s’apparenter par exemple à une sorte de pagination.
Utilisez des intercalaires pour vos classeurs personnalisés
Les intercalaires sont des séparateurs qui vous permettent de diviser vos classeurs en différentes sections. Elles sont très utiles pour se repérer rapidement sans avoir à passer en revue tous vos documents. Voyez-y une sorte de raccourci. Vous pouvez insérer des intercalaires de différentes couleurs pour trouver plus rapidement vos informations.
Numérique et physique : un combo gagnant
Bien entendu, le but de cet article n’est pas de vous faire abandonner le numérique. L’ordinateur et le disque dur ont assurément des avantages concrets qui vous facilitent également le travail au quotidien. Chaque outil comporte des qualités et des défauts. Cependant, ils ne sont pas nécessairement exclusifs. Bien au contraire même, vous gagnerez beaucoup à les combiner pour optimiser à la fois l’accès à vos données mais aussi leur sécurité.
- Les classeurs personnalisés : pour la conservation des données sensibles et confidentielles ou posséder en général un back-up de secours.
- L’ordinateur et le disque dur : pour un accès et un partage rapide de vos informations courantes avec vos collaborateurs ou autre interlocuteur.
Ainsi, vous serez équipés pour faire face aux éventuels évènements et accidents qui pourraient endommager ou faire disparaitre vos informations et documents. De plus, avec les classeurs personnalisés, vous aurez aussi l’occasion de communiquer subtilement en mettant en valeur votre marque.