4 conseils pour mieux organiser son travail

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Règle n°1 pour organiser son travail : s'auto-évaluer

La première étape pour commencer efficacement à organiser son travail est de réaliser un petit exercice d’introspection et de passer en revue la manière dont vous avez effectué vos dernières tâches. Si vous avez le sentiment  :

  • De les avoir repoussé au maximum,
  • D’avoir pris plus de temps que nécessaire pour les accomplir,
  • De les avoir bâclé pour finir à temps…

Alors il est temps de prendre quelques mesures simples pour essayer d’atteindre ses prochains objectifs plus efficacement. Le but n’est pas de vous faire culpabiliser. Il s’agit simplement de prendre un peu de recul et analyser objectivement les failles actuelles qui diminuent votre capacité à vous organiser au quotidien.

Règle n°2 : Déterminez les priorités de votre journée

Listez vos tâches

Il est important d’avoir un aperçu clair des missions qui vous attendent. Plus vous aurez une vision d’ensemble, plus cela vous aidera structurer votre organisation au travail. Idéalement la veille au soir ou en début de journée, commencez par lister toutes les tâches de la journée, petites et grandes. Vous pouvez également augmenter ou diminuer l’échelle de planification selon vos besoins ou la quantité de travail : prévoyez sur une demi-journée ou toute la semaine par exemple ! Ecrire vos objectifs sur un support permettra de les rendre plus concrets : cela forcera votre cerveau à les considérer comme des facteurs importants à prendre en considération.

Classez vos tâches

Une fois votre liste complétée, il s’agit désormais de les trier et de les classer par ordre de priorité. Il peut y a voir plusieurs grilles de lectures, une des plus connues étant la matrice d’Eisenhower. Le 34ème président des Etats-Unis a imaginé cette méthode qui permet de classer les activités en quatre catégories selon deux facteurs : l’urgence et l’importance. Voici les conclusions qui en découlent :

  • Les tâches importantes et urgentes : elles sont à prioriser et c’est à travers elles que commencera votre journée !
  • Les tâches importantes mais peu urgentes : elles peuvent attendre, cependant elles ne sont pas à oubliées, car elles deviendront très assez tôt urgentes à leur tour. L’idéal est de les noter sur votre agenda avec les plages de temps que vous dédierez à ce travail. Si vous avez terminé en avance vos précédentes tâches en avance, vous pourrez ainsi vous y consacrer en tout sérénité.
  • Tâches peu importantes mais urgentes : souvent secondaires, il vaut mieux les réaliser sans tarder afin qu’elles ne reviennent pas vous gêner à un moment crucial. Si vous le pouvez, vous pouvez les déléguer en partie à vos subordonnés si vous en avez.
  • Tâches ni importantes ni urgentes : ces activités peuvent être laissées en suspens, voire à abandonner si la capacité de vos équipes est limitée (lors des périodes chargées par exemple).

Règle n°3 : Planifiez votre temps de travail

Une fois que vous avez déterminé les premières tâches à prioriser, il est nécessaire d’évaluer le temps que chacune d’elles prendra à réaliser. Vous pourrez vous appuyer sur les deux facteurs utilisés pour la matrice : le degré d’urgence et d’importance. Si une tâche est urgente, il est préférable de l’exécuter le plus vite possible. Néanmoins, si elle est importante, il est également essentiel de prendre le temps de bien la traiter.

Aidez-vous de votre méthode de classement précédente

 Ainsi, en reprenant la logique de la matrice que nous avons utilisé précédemment :

  • Les tâches importantes et urgentes : il est nécessaire de trouver un équilibre. Il faut passer un peu plus de temps dessus pour éviter les erreurs mais il est crucial de la terminer au plus vite ou du moins dans les délais impartis (selon les règles préétablies).
  • Les tâches importantes mais peu urgentes : vous pouvez vous poser plus longuement dessus afin de la soigner et vous assurer qu’elles soient correctement achevées (se concentrer sur la qualité).
  • Les tâches peu importantes mais urgentes : ce sont souvent des tâches qui requièrent peu d’efforts ou qui sont un peu plus fastidieuses à réaliser. Selon leurs natures, n’hésitez pas à limiter votre temps au maximum sur ce type d’activités. Essayez de créer une sorte d’automatismes/d’habitude pour vous habituer à aller plus vite.   
  • Tâches ni importantes ni urgentes : accordez-y du temps seulement s’il vous reste du temps et des ressources.

Créer une routine pour mieux organiser son travail

Pour les tâches récurrentes, chronométrez-vous pour savoir combien de temps vous y passez en moyenne. Cela vous permettra d’avoir une base sur laquelle travailler pour vous améliorer. Vous pouvez créer ensuite une routine pour ces tâches, en les effectuant toujours au même moment de la journée et essayer peu à peu de réduire le temps que vous y consacrez, grâce au phénomène d’automatisme qui s’installe.

Règle n°4 pour organiser son travail : Evitez les interruptions !

Rester focalisé sur son travail est essentiel pour être efficace et respecter son organisation. Vous l’avez sans doute constaté : chaque fois que vous êtes interrompu, vous avez besoin de temps pour vous replonger dans votre travail et vous reconcentrer. Ces interruptions à répétition peuvent vous faire commettre des erreurs et vous faire prendre du retard. Sans compter la perte d’énergie et de motivation causée !

Limitez vos interactions avec vos appareils

Vous pouvez utiliser plusieurs astuces pour éviter toute coupure éventuelle provenant de l’extérieur. Dans un premier temps, vos propres outils de travail peuvent être vos premiers ennemis. Les notifications de vos applications sur smartphones et ordinateurs sont conçues spécifiquement pour stimuler votre cerveau et le pousser à engager avec elles. Dans ce cas, deux méthodes peuvent s’imposer.

  • Coupez totalement vos notifications : activez le mode avion ou le mode travail (à condition que votre portable le permette) spécifiquement conçu pour vous préserver de toute interférence.
  • Mettez vos applications en noir et blanc : souvent disponibles dans les paramètres d’accessibilité ou de personnalisation de votre smartphone. Il permettra de réfréner les stimulations envoyées à votre cerveau. Ce dernier sera moins tenté de vous pousser à interagir avec vos applications.
  • Privilégiez le support papier : lorsque vous le pouvez, notamment pour les tâches de réflexion, n’hésitez pas à utiliser un support physique. En plus de vous éloigner naturellement des écrans, l’écriture manuscrite fatiguera moins vite vos yeux et améliorera votre capacité de réflexion.  

Créez un environnement adapté

Avoir une bonne organisation est cruciale. Si vous ne travaillez pas dans un environnement adapté, alors le gain de productivité est amoindri. L’objectif consiste à travailler dans un environnement calme dans lequel le risque d’interruptions est nul ou limité. Si ce n’est pas le cas, vous travaillez en open space par exemple, voici quelques astuces : 

  • Ecoutez de la musique ou du contenu qui vous permet de vous isoler et vous concentrer. Un casque ou des écouteurs à réduction de bruit pour étouffer un peu plus les bruits. 
  • Essayez de travailler dans une salle de réunion ou un endroit isolé afin d’éviter un maximum les bruits ambiants. 
  • Restez en télétravail si votre entreprise l’autorise et à condition que votre environnement à la maison soit calme.