Quelle que soit votre profession, il est important d’être organisé pour travailler le plus simplement et le plus efficacement possible, tout en limitant le stress ! Car si vous commencez votre journée de travail sans savoir ce que vous devez faire et dans quel ordre, vous risquez de vous retrouver très vite noyé ! Vous manquerez certaines deadlines, par exemple. Ou vous oublierez d’effectuer certaines tâches, ce qui pourra vous retarder pour votre journée, voire votre semaine de travail.
Découvrez nos trois conseils pour vous organiser au mieux, au bureau ou chez vous, et ainsi être plus efficace.
Déterminer les priorités de la journée
La veille au soir ou au début de votre journée de travail, commencez par hiérarchiser les tâches de la journée. Vous connaissez peut-être la matrice d’Eisenhower, qui vous permet de classer les activités en quatre catégories.
- Tâches importantes et urgentes : vous commencerez par elles !
- Tâches importantes mais non urgentes : notez sur votre agenda les plages de temps que vous dédierez à ce travail. C’est primordial, car on a souvent tendance à se laisser accaparer par l’urgence. Les tâches importantes ne doivent bien sûr pas être négligées.
- Tâches pas importantes mais urgentes : elles sont à réaliser sans tarder, ou à déléguer à un subordonné si vous en avez.
- Tâches ni importantes ni urgentes : à laisser en suspens… ou à abandonner !
Si vous avez tendance à vous laisser accaparer par l’urgence, les tâches importantes ne doivent pas être négligées.
Déterminer les priorités de la journée
La veille au soir ou au début de votre journée de travail, commencez par hiérarchiser les tâches de la journée. Vous connaissez peut-être la matrice d’Eisenhower, qui vous permet de classer les activités en quatre catégories.
- Tâches importantes et urgentes : vous commencerez par elles !
- Tâches importantes mais non urgentes : notez sur votre agenda les plages de temps que vous dédierez à ce travail. C’est primordial, car on a souvent tendance à se laisser accaparer par l’urgence. Les tâches importantes ne doivent bien sûr pas être négligées.
- Tâches pas importantes mais urgentes : elles sont à réaliser sans tarder, ou à déléguer à un subordonné si vous en avez.
- Tâches ni importantes ni urgentes : à laisser en suspens… ou à abandonner !
Si vous avez tendance à vous laisser accaparer par l’urgence, les tâches importantes ne doivent pas être négligées.
Planifier votre temps de travail
Vous avez déterminé les premières tâches à réaliser ? À présent, évaluez le temps que chacune d’elles vous prendra. Si vous devez répartir sur plusieurs jours le temps alloué à un travail, notez dans un agenda professionnel les moments où vous aurez à revenir dessus.
Pour les tâches récurrentes, chronométrez-vous pour savoir combien de temps vous y passez en moyenne. Vous pouvez créer une routine pour ces tâches, en les effectuant toujours au même moment de la journée.
Notebook Premium
Organise Book
Si elles ne sont pas urgentes, les réaliser en dernier peut s’avérer le meilleur moment, car vous associerez inconsciemment le début de cette tâche avec la fin de journée imminente. Vous effectuerez ainsi ce travail plus sereinement.
Pour évaluer la durée d’une tâche dont vous n’avez pas l’habitude, vous pouvez vous fixer un temps précis à ne pas dépasser. Selon la loi de Parkinson, toute tâche finit par occuper le temps qui lui est affecté. Par exemple, si vous prévoyez de mettre une heure pour rédiger un compte rendu, vous mettrez effectivement une heure. Si vous décidez d’y consacrer 30 minutes… votre compte rendu sera bouclé en 30 minutes !
Eviter les interruptions !
Rester focalisé sur son travail est essentiel pour être organisé, efficace et serein. Vous l’avez sans doute constaté : chaque fois que vous êtes interrompu, vous avez besoin de temps pour vous replonger dans votre travail et être de nouveau au meilleur de vos possibilités. Sans compter l’énergie que cela vous demande !
Réservez des plages de temps ininterrompues aux tâches de fond qui le nécessitent. Votre agenda peut là aussi vous rendre bien des services. Prévenez que vos collègues que vous ne serez pas disponible pour eux pendant cette tranche horaire.
Et bien sûr, désactivez toutes les notifications (téléphone, mails, réseaux sociaux) qui pourraient vous interrompre ! Si cela est possible, vous pouvez d’ailleurs consulter et traiter vos mails et autres messages lors de moments particuliers de la journée. N’hésitez pas à définir ces moments et à les noter noir sur blanc !
